• 6 Pasos para Organización

  • Las organizaciones de padres juegan un rol importante apoyando a las escuelas y abogando por los estudiantes. El Departamento para la Participación Activa de las Familias ha escrito lineamientos fáciles de seguir para ayudar a los padres a completar los primeros pasos para empezar una organización de padres acogedora y productiva en su escuela. Por favor tome en cuenta que todas las organizaciones de padres son consideradas entidades separadas de HISD. Estos lineamientos son únicamente sugerencias y no constituyen ninguna recomendación legal. HISD no es responsable de los procedimientos o acciones de las organizaciones de padres. 

  • Step 1   Primer Paso: Reclutar padres líderes y personal escolar
    Antes de fundar una organización de padres en su escuela, necesitará contar con un grupo de organizadores que le ayuden a darle el impulso inicial a la organización. Reclute a ese grupo clave para conducir con ellos una sesión de lluvia de ideas y conversar sobre su visión de la futura organización de padres. Escriba las ideas y los objetivos que fijen. 
     
    Acciones:
    • Identifique padres activos en la escuela.
    • Organice una sesión de lluvia de ideas con los padres activos y el personal escolar. Para comenzar use la Hoja de objetivos para la organización de padres.
    • Comuníquele a los líderes de la escuela su deseo de iniciar una organización de padres.
    • Identifique lugares donde podrían reunirse (si es necesario) y determine cómo reclutar padres y personal escolar interesados en ser miembros de la organización.
    • Discuta los objetivos de la organización. Escriba las ideas y opiniones a fin de tomar una decisión bien informada sobre el tipo de organización de padres que se va a establecer. 

     
    Recursos:
  • Step 2  
    Segundo Paso: ¿PTA o PTO?
    A la hora de formar una organización de padres, cada comunidad escolar debe decidir cuál tipo de estructura se ajusta mejor a sus necesidades específicas. La organización será considerada como entidad sin fines de lucro compuesta por padres de familia y personal escolar, e independiente de HISD. Recuerde promover la primera reunión invitando a todo el personal escolar y a los padres, ya que todos deberían participar y votar en el proceso de selección de una organización escolar. 
     
    Acciones:
    • Organizar una reunión pública de la comunidad escolar guiándose por la Lista guía para la promoción de la reunión escolar.
    • Durante la reunión, repasar la información de la presentación PowerPoint Cómo seleccionar el tipo de organización de padres más eficaz para su escuela, y explorar los recursos en PTOToday.com y txpta.org. 
    • Les sugerimos invitar a presidentes de PTO de otras escuelas para que aporten sus experiencias, o comunicarse con Texas PTA (HISD@txpta.org) para solicitar más información sobre PTA. 
    • Concluir la reunión con una votación sobre el tipo de organización que sería más adecuada para su escuela, guiándose por el documento Proceso de votación y sufragio de las organizaciones de padres.
    • Si se decide formar una PTA, comuníquense con Texas PTA (HISD@txpta.org) para orientación  en el proceso de establecer su PTA. 

     

    Recursos:
  • Step 3  
    Tercer Paso: Elección de oficiales y redacción del reglamento
    Ahora que su equipo de padres y personal escolar ha decidido que una PTO es el mejor tipo de organización de padres para su comunidad escolar, será preciso edificar una sólida base para que la organización sea permanente y productiva. Una organización de padres fuerte comienza con un liderazgo comprometido y un reglamento que todos respeten. Convoque una reunión para organizar el grupo y llevar a cabo la votación, y guíese por los siguientes pasos.
     
    Acciones: 
    • Definir los puestos de liderazgo de su PTO guiándose por la hoja Puestos de liderazgo sugeridos para la PTO. Además, los miembros podrían completar la hoja Mi función en la PTO para decidir el nivel de participación activa que estarían dispuestos a tener en la organización. Será preciso ponerse de acuerdo sobre cuáles de los puestos de liderazgo deberán incluirse en el reglamento.
    • Redactar el borrador del reglamento siguiendo las pautas de la Hoja borrador y ejemplo de reglamento. El borrador debe contener los puestos de liderazgo que de común acuerdo han decidido incluir. Los miembros del grupo deberán aprobar el borrador.
    • Repasar el Proceso de votación para los puestos de liderazgo y las normas del reglamento.
    • Nominar candidatos y votar. Esto puede lograrse en la reunión de organización, o se puede programar una Reunión de votación, preferiblemente en el lapso de las dos semanas siguientes. Cuando se programa una reunión de votación para más adelante, los padres tienen la oportunidad de repasar las funciones y responsabilidades de cada puesto vacante, y determinar si están dispuestos a ocupar uno de esos puestos. Además, al programar una reunión aparte, se podría lograr la asistencia de más padres que deseen ocupar un puesto o votar. No olvide dar aviso de la Reunión de votación a todos los padres y el personal de la escuela.
    • Con los puestos de liderazgo definidos, los miembros de la organización podrán participar en la votación de aprobación del reglamento.                                                                                                                         
    Recursos:
  • Step 4  
    Cuarto Paso: Establecer legalmente la organización 
    Todas las organizaciones de padres se consideran entidades independientes de HISD. Por lo tanto, deben tener en cuenta las maneras de establecerse como organización independiente y legal: constituirse en sociedad sin fines de lucro ó 501(c)(3), solicitar un Número de Identificación del Empleador (EIN), y presentar solicitud de exención del pago de impuestos federales. Aunque es posible que realicen estas gestiones ustedes mismos, podrían contratar a abogado que haga los trámites.

    Acciones:

    • Crear el acta constitutiva de la sociedad guiándose por la hoja Acta Constitutiva, paso a paso.
    • Tramitar la constitución de la organización siguiendo los pasos del documento Certificado de constitución de una organización sin fines de lucro en el Estado de Texas.
    • Completar la solicitud del Número de Identificación del Empleador (EIN), guiándose por el documento Cómo solicitar un EIN.
    • Solicitar estatus de exención del pago de impuestos federales siguiendo las instrucciones para el formulario 1023 del Startup Toolkit de PTO Today, Sección 5: Solicitud de exención del pago de contribuciones (págs. 17 a 28). Al constituirse la organización exenta del pago de contribuciones, no habrá que pagar impuestos federales, aunque será preciso presentar la declaración de impuestos. 


    Recursos:
  • Step 5

    Quinto paso: Organizar las finanzas 

    Será preciso abrir una cuenta bancaria para la PTO y mantener registros financieros detallados. Además, la organización deberá determinar si será necesario solicitar un permiso de venta y un seguro para cubrir sus actividades. Algunas reglas financieras útiles:
    • Por cuestiones de rendición de cuentas, dos oficiales deben estar autorizados para abrir la cuenta bancaria y firmar cheques, típicamente el presidente y el tesorero
    • Usar el EIN de la PTO en todas las cuentas.
    • Usar la dirección de la escuela para abrir la cuenta.
    • NUNCA se debe permitir el depósito de dinero de la PTO en cuentas personales, ni siquiera de manera provisional.
    • Solicitar que alguien, aparte del tesorero, revise los estados de las cuentas bancarias.
    • Guardar todos los recibos y documentación detallada de las transacciones.
    • Conciliar las cuentas todos los meses.
    • Formar un comité o contratar un contador para conciliar los registros al final del año y presentar la declaración de impuestos.
    Nota: No se recomienda que un miembro del personal escolar sea el tesorero de la organización debido a posibles conflictos de intereses. Queda a criterio de la organización permitir que miembros del personal escolar sean oficiales de la PTO. 

    Acciones:

    • Abrir una cuenta bancaria y crear el sistema de contabilidad usando el documento Primeros pasos financieros. (PTO Startup Kit págs. 29-30)
    • Es obligación completar la Solicitud de Exención de Impuestos del Estado de Texas para que su PTO esté exenta del pago de impuestos a las ventas y servicios en las actividades que califiquen.
    • Las organizaciones sin fines de lucro exentas del pago de impuestos deben presentar ante el IRS una declaración de impuestos anual. Visite el sitio web del IRS para informarse sobre el formulario que les corresponderá llenar y presentar: www.irs.gov/Charities-&-Non-Profits/Annual-Exempt-Organization-Returns,-Notices-and-Schedules.
    • Informarse sobre los beneficios de adquirir seguro y comparar precios. Para ver más detalles, lea el Apéndice A del PTO Startup Toolkit, ¿Está cubierto? (págs. 32-33).
    Recursos:
  • Step 6
    Sexto paso: Crear un plan de acción

     

    Ahora que han establecido una PTO con oficiales, reglamento y objetivos definidos, será preciso asegurarse de que la organización logre el mejor funcionamiento posible incorporando prácticas óptimas de eficacia comprobada en todas sus operaciones.
    • Verificar en la Lista guía de la PTO que se hayan seguido todos los pasos necesarios. Revisar anualmente el horario, protocolo de la reunión, plan de acción y estatus legal y financiero mediante procesos incorporados en el reglamento que garanticen la rendición de cuentas.

    • Las PTO son más exitosas cuando tienen objetivos claros y concisos con los cuales todos los miembros están de acuerdo y han decidido apoyar su cumplimiento. Esto se facilita usando la guía Hoja de objetivos para la organización de padres.

    • Las PTO deben crear un plan anual para cumplir con los objetivos declarados. La Guía para crear el Plan de Acción de la PTO presenta ideas sobre la estructuración del plan de acción.

    • Consultar frecuentemente con el director y el personal escolar en busca de ideas para ayudar a los maestros y al personal a cumplir con las metas de la escuela. Adoptar como objetivo de la PTO al menos uno de los objetivos académicos de la escuela.

    • Reclutar, reclutar y reclutar. Aceptar nuevos miembros y asegurarse de que el cuerpo de la organización sea representativo de la población y composición demográfica de su escuela.

    • Ofrecer informes financieros regulares sobre la organización y los fondos. Todas las finanzas deben ser públicas.

    • Establecer un proceso para el cobro de las cuotas y los informes de las funciones administrativas de la organización. Por ejemplo, después de cada reunión el secretario de la PTO deberá redactar el acta completa de la reunión y distribuirla en un periodo de 24 horas.

    • Determinar los estándares de participación, fijando las reglas básicas de afiliación y asistencia a las reuniones.

    • Los oficiales de la organización deberán tratar de capacitarse a nivel profesional en técnicas de coordinación y mediación de reuniones.

    • Mantener líneas de comunicación abiertas para responder a toda inquietud que pueda surgir en el proceso de organizar la PTO, o después. Si alguna inquietud se convirtiera en un conflicto, se podrán consultar los Protocolos para la Resolución de Conflictos, o las Reglas de orden de Robert para lograr un mejor manejo de las reuniones.

    Recursos:

Preguntas frecuentes